Pianificazione o non-pianificazione, “come farlo?” Può essere il problema! Per lo meno per noi.

Per un’efficace gestione dei progetti e delle attività lavorative, il Project Manager è, senza dubbio, la figura professione preferibile per organizzare e controllare il lavoro; dimenticarsi di piccole attività o ricordarsi in ritardo di scadenze sono criticità da evitare.
Anche per la modalità di lavoro che si è configurata a seguito all’emergenza sanitaria, con l’intensificazione delle modalità di Home e Smart Working, risulta sempre più importante la figura di un coordinatore delle attività, che monitori gli avanzamenti e conduca e supporti i collaboratori nel raggiungimento degli obiettivi nei tempi e modi prefissati dall’azienda.

Quando si parla però di piccole e medie imprese, o addirittura di liberi professionisti, dove si è coordinatori di sé stessi, introdurre un responsabile di progetto non è di certo semplice ed è forse anche esagerato, ma resta indispensabile l’adozione di un sistema di gestione. Ed è proprio per tale necessità che sono state sviluppate diverse piattaforme online di pianificazione. In questo post, illustrerò sinteticamente il nostro iter di analisi di queste piattaforme, soffermandomi sul confronto tra le due individuate come “finaliste” con maggior dettaglio sulla vincitrice, attraverso la quale abbiamo soddisfatto la maggior parte delle nostre esigenze: Bitrix24.

Uno degli strumenti considerati fondamentali per una visione generale, una overview delle attività in relazione allo sviluppo temporale è sicuramente il GANTT; sono partito strutturando un semplice foglio Excel, ma velocemente ho ritenuto di dover monitorare e censire le nostre attività di lavoro con uno strumento più efficiente e funzionale con visualizzazione dei flussi di lavoro in diverse modalità. Il tool Gantt è fondamentale ed è stato il punto di partenza per nostra ricerca, avviata attraverso le key word “piattaforme di pianificazione”, che è solo una delle moltissime possibili stringhe da inserire nei motori di ricerca. Attraverso recensioni, blog e immagini delle diverse interfacce ho individuato una certa quantità di opzioni.
Le caratteristiche fondamentali che ho individuato per le nostre esigenze sono: interfaccia grafica facile e piacevole, interazione semplice, intuitiva e veloce 😉, strutturazione delle attività in progetti e sotto attività visualizzabili su GANTT, calendario e dashboard; per noi può essere anche utile poter usufruire di uno spazio virtuale per la condivisione di file, e di una modalità di comunicazione facile, sotto forma di chat e perché no, anche di videochiamata. Ciliegina sulla torta? Una piattaforma sicura ma anche economica, per noi che siamo micro, ma che ci consenta un’efficace gestione remota di tutte le nostre attività, impegni e scadenze (che micro non sono).
Le piattaforme che ho valutato, con tanto di tabella sinottica, sono state diverse tra cui Basecamp, Asana, Slack e Wrike, quest’ultima per esempio con grafiche e geometrie molto piacevoli, è risultata anche veloce in termini di comprensibilità e facilità d’uso. L’elemento frenante condiviso da questi strumenti è stato però il costo di abbonamento spropositato per noi, prevendendo un abbonamento per utente/mese.
La prima piattaforma che mi è parsa adeguata e su cui tutti abbiamo lavorato per un breve periodo è stata Trello: “bella” da vedere, colorata, intuitiva semplice nell’utilizzo e tendenzialmente idonea alle nostre esigenze. Attraverso una Dashboard principale è possibile gestire le varie attività con pochi click del mouse, spostandole e decorandole come dei post-it colorati su una bacheca reale. Seguendo alcuni tutorial, è stato possibile in breve tempo capirne facilmente le potenzialità di base, che possono essere incrementate con i “Power-Up”, ovvero applicazioni aggiuntive che permettono di configurare la piattaforma in modo più confacente alle specifiche esigenze. Attraverso un piccolo upload della piattaforma, dal costo molto basso, è possibile inserire fino a tre Power-Up, tra cui un GANTT (il nostro target tool) particolarmente fruibile, un calendario e molte altre disponibili. Purtroppo, lungo la fase di prova, abbiamo riscontrato alcune criticità nell’utilizzo della piattaforma da determinati browser e sistemi operativi diversi: per esempio, proprio il GANTT non sempre visibile da tutti i browser e con tempi lunghi di elaborazione. Che delusione: a pagamento e pure mal funzionante!
Nonostante il problema, parzialmente superato usando l’APP in locale e conquistati dalle potenzialità e dall’aspetto, decidiamo comunque di acquistare il potenziamento in modo da utilizzare la piattaforma con buona parte delle sue possibilità; ecco che però improvvisamente spunta nel wall di FB di Silvia la sponsorizzazione di Bitrix24 (evviva FB ADs!!! Che deve averci sentiti imprecare ed è corsa in nostro aiuto!).
Si tratta una piattaforma “sicura e spiccia” (come dicono loro stessi) per le piccole e medie imprese, progettata per la collaborazione e la comunicazione e soprattutto gestione di progetti e flussi aziendali. Con l’aspetto e caratteristiche da piattaforma social di condivisione interna, quasi una intranet. La soluzione informatica si presenta con un nome non troppo accattivante, ma fin dai primi momenti esplorativi si propone ricca di possibilità, completa e, oltre ad essere in lingua italiana, permette gratuitamente un gran numero di funzioni. Con l’uso si scoprono facilmente possibilità di creare dashboard, GANTT, profili personali, organigrammi aziendali ed anche un repository centralizzato ben protetto. Sondaggi, bacheche, blog e forum interni permettono di condividere informazioni e conoscenza incrementando e migliorando il lavoro di squadra. Insomma, si configura esattamente come una intranet aziendale, nella quale è possibile seguire le attività di lavoro, informarsi, collaborare ed entrare in contatto con i propri colleghi. Inoltre offre una soluzione di messaggistica istantanea, chiamate e videochiamate che permettono un ulteriore canale per tenersi in contatto e collaborare in modo efficace. L’interfaccia grafica personalizzabile è molto intuitiva, tuttavia la vasta lista di possibilità richiede un minimo di esplorazione e di pratica, che mi hanno permesso, in breve tempo, di gestire a 360° le dinamiche aziendali, compreso il marketing, automatizzando i processi di CRM.
In definitiva, l’adozione di una piattaforma di questo genere è certamente un valore aggiunto per organizzazione perché migliora e semplifica i processi di gestione ed i flussi operativi. L’esplorazione e le prove pratiche di utilizzo di queste piattaforme, analisi on desk dall’aspetto ludico, caratterizzate da prove ed errori, che si ispirano al benchmarking o meglio ad una valutazione euristica esperta, sono il primo passo sempre per noi: quando scegliamo uno strumento per noi e quando lo studiamo per i nostri clienti, nella consapevolezza che uno strumento, di qualsiasi natura sia, deve semplificare e migliorare le attività delle persone, deve essere a suo tempo semplice, intuitivo e piacevole nell’utilizzo, limitando il carico di lavoro mentale di chi dovrà interfacciarsi per usarlo.